Self Service BI staat haaks op efficiënte besluitvorming

SAP omarmt in BO Cloud de IBCS standaard voor management rapportage

Self Service BI leidt niet altijd tot betere beslissingen in de bedrijfsvoering. Volgens Ronald van Lent van het bedrijf JUGO draagt deze vorm van BI niet bij aan de efficiency van het besluitvormingsproces bij bestuurders. Het menselijk brein laat zich te gemakkelijk afleiden door fraaie plaatjes. Van Lent draagt het gedachtegoed uit van managementrapportages volgens de IBCS- standaard. Daarvan hebben de heldere boodschappen en geaggregeerde visualisaties zich al bewezen bij veel grote ondernemingen, waaronder ook SAP.
Interview en tekst Fred Franssen | Foto’s Onno Kemperman | Bron VNSG

Ronald van Lent is al 20 jaar actief met vraagstukken rond managementrapportages en de inzet daarbij van business intelligence tools. Hij is tevens gecertificeerd consultant voor de IBCS-standaard (International Business Communications Standaards). ”Dat is een concept en geen tool”, zo vertelt hij en vervolgt: ” Het is een in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland volledig geaccepteerd gedachtegoed, dat inmiddels ook in de belangstelling staat in andere landen in Europa en zelfs daarbuiten in Australië en de Verenigde Staten.

SAP hanteert de standaard voor de eigen financiële verslaglegging en is tevens een belangrijke promotor. Zij verwachten zich hiermee te kunnen onderscheiden in hun BI productaanbod. Zo zal het nieuwe BO Cloud rapportages opleveren volgens de IBCS-standaard. De standaard is overigens helemaal niet leveranciersgebonden.

Het onafhankelijke Zwitserse BARC institute doet de certificering en het IBCS Institute stelt de richtlijnen op. Maar IBCS is een vorm van open source, waaraan de gebruikers een eigen bijdrage kunnen leveren. Vergelijk het met de ontwerpen van architecten. Dankzij standaardisatie zijn die overal ter wereld in staat elkaars bouwtekeningen te begrijpen. Voor management rapportages zou dat ook moeten gelden”.

Techniek leidt af met te veel ’bling bling’
In Nederland lopen we op dat vlak niet voorop, erkent Van Lent. Volgens hem komt dat mede door de opleidingen. Er bestaat geen reguliere scholing voor een business analist. In Duitsland biedt Controller Akademie IBCS-trainingen aan en zijn er nauwe banden met het internationale IMA (Institute for Management Accountants). De gecertificeerde Management Accountants kunnen met het bestuderen van IBCS-richtlijnen certificeringpunten verdienen.

“Gedreven door techniek vergeten we diep na te denken over hoe we iets moeten presenteren om gebruik te maken van de visuele kracht van het menselijk brein.”

In ons land speelt Philips een voortrekkersrol. Daar gaf de CFO zijn zegen aan de invoering van de standaard voor management rapportages binnen het concern. Zelfs het recente jaarverslag is aan de hand van de IBCS-richtlijnen samengesteld. Aandeelhouders hebben ook liever een uniform en transparant verhaal dan een moeilijk te doorgronden verslag, waarin bijvoorbeeld het overdadig gebruik van visuele weergaven mensen op het verkeerde been kan zetten. Van Lent: ”Eigenlijk laten we ons te veel leiden door techniek, die met te veel ’bling bling’ abstracte data presenteert. Middelmanagement lijkt daar heel gevoelig voor te zijn. Topbestuurders hebben niet de tijd om uitgebreid dashboards te gaan bestuderen en data te doorgronden, ook al wordt die aantrekkelijk op een tablet gepresenteerd .

Het is veel efficiënter om het analyseren aan ervaren controllers of business analisten over te laten. IBCS biedt hen een handvat om heel effectief een voor de beslissers goed financieel rapport te bouwen met een eenduidige visualisatie en een boodschap”.

IBCS pijlers: perceptie,semantiek en standaard
IBCS stoelt op drie pijlers: perceptie (visualisatie); concept (boodschap) en semantiek (een gestandaardiseerde rapportagestructuur).

Volgens Van Lent moet elk rapport een boodschap bevatten. Het is niet zinvol om een set van data zonder samenhang door te sturen. De ontvanger moet mede aan de hand van de visualisaties snel patronen kunnen herkennen en op basis daarvan acties uitzetten. Dat proces vraagt om snelheid en accuratesse in een op Big Data gebaseerde economie waarin de gegevens real-time muteren.

”Visualisatie moet , want ons brein interpreteert plaatjes nu eenmaal sneller dan tekst”, zegt Van Lent. ”Pas je te veel ’window dressing’ toe, dan bestaat de kans dat we de afbeelding niet meer relateren aan de bijbehorende tekstuele verklaring. Ons brein slaat op slot; het korte termijn geheugen laat ons in de steek. IBCS aggregeert niet de data maar de visualisatie, waardoor je bijvoorbeeld rapportages uit twintig verschillende landen visueel kunt samenvoegen op één pagina. De CFO is in staat patronen te zien en gegevens te vergelijken en trekt dan onmiddellijk zijn conclusies. Je maakt efficiënter gebruik van het vermogen tot patroonherkenning dan wanneer hij of zij twintig verschillende pagina’s moet doornemen”.

Het volgen van de IBCS-standaard kan zeker positief bijdragen aan de transparantie van financiële rapporten. De richtlijnen geven duidelijke aanwijzingen over de schaal van de grafische weergaven. Wie daar ongehinderd mee speelt, kan de ontvanger ook voor de gek houden. De business analist heeft in deze natuurlijk ook een ethische verantwoordelijkheid, vindt Van Lent. ”Je wordt toch geacht om degene die je salaris betaalt, zo goed mogelijk van dienst te zijn. Voor externe verslaglegging geldt hetzelfde. In jaarverslagen kan men proberen om via visualisatie bepaalde situaties anders te laten lijken dan in werkelijkheid. Meestal prikken aandeelhouders daar doorheen. Die verkoop je geen leugens. Maar het is een goed idee om ook voor jaarverslagen IBCS-richtlijnen te hanteren. Maak ze IBCS ’compliant’.

Eigenlijk moeten we terug naar de zorgvuldigheid waarmee we vroeger belangrijke bestuurlijke informatie samenstelden. We leven nu in een weggooi cultuur. Gedreven door techniek vergeten we diep na te denken over hoe we iets moeten presenteren om gebruik te maken van de visuele kracht van het menselijk brein. William Playfair, de uitvinder van grafieken met statistische gegevens deed dat al in de achttiende eeuw. En die beschikte alleen maar over pen en papier”.

De IBCS-standaard stamt uit begin 1980, toen de ingenieur Rolf Hichert in dienst trad bij McKinsey&Co. Hichert verbaasde zich over het feit, dat de grafische weergaven van bedrijfsdata niet was gebaseerd op een concept van standaardnotatie.

Hij richtte het IBCS Institute op en ontwikkelde zeven conceptuele, perceptuele en semantische regels volgens een model aangeduid als SUCCESS. Dit model bracht hij onder in een ’non-profit’ organisatie: IBCS Association. JUGO uit ‘s-Hertogenbosch is de vertegenwoordiger van het IBCS Institute in de Benelux.

SUCCESS:
Say | Elk rapport of presentatie bevat een boodschap
Unify | Dingen die hetzelfde betekenen, zien er hetzelfde uit
Condense | Alle informatie voor het begrijpelijk maken van content op 1pagina
Check | Controleer of de visuele presentatie de content juist weergeeft
Express | De gebruikte diagrammen moeten intuïtief de boodschap verklaren
Simplify | Vermijd decoraties die de content complex maken
Structure | Breng een logische structuur aan in de content

Hebt u interesse om zelf een IBCS SUCCESS seminar bij te wonen? Meldt uzelf dan hier aan.